Rekruttering er den kompetence, der ligger i at tiltrække og udvælge mennesker til en virksomhed eller organisation. I takt med at videnssamfundet vokser og uddannelse, kompetencer og jobs bliver mere og mere specialiserede, bruges der i stadigt større omfang ressourcer og energi på rekruttering blandt virksomheder.

Beskrivelse

Rekruttering kan foregå som en proces, hvor virksomheden uden assistance udefra, selv håndterer hele forløbet. Mange virksomheder vælger dog at tilkøbe sig et rekrutteringsforløb hos et rekrutteringsbureau. Dette sparer virksomhederne for ressourcer i processen. Rekrutteringsbureauer har specialiseret sig i netop denne disciplin, hvorfor de kan bidrage med ekspertviden til ansættelsen.

Anvendelsen af rekrutteringsbureauer sker i reglen kun ved ekstern ansættelse. Ønsker virksomheden eller organisationen at ansætte en eksisterende medarbejder i en anden stilling, er rekrutteringen intern og udefrakommende konsulenthjælp benyttes i mindre omfang, da virksomheden har et godt kendskab til medarbejderen i forvejen.

Headhunter

I nogle tilfælde ønsker virksomheden at holde processen hemmelig og benytter såkaldte headhuntere til at kontakte et givent kandidatfelt. Processen er langt mere krævende end den mere traditionelle metode, hvor jobopslaget bliver brugt til at tiltrække et felt af kandidater.

Ved headhunting eller “search”, som det også kaldes, er relevante kandidater i reglen allerede i job. Dette indebærer, at der skal rækkes ud til mange flere kandidater, før headhunteren kan præsentere et relevant kandidatfelt for virksomheden. Som regel sker headhunting kun i de højere organisatoriske niveauer i virksomheder.

Historie

Rekrutteringsbureauer blev for alvor taget i brug under og efter 2. verdenskrig i USA. Når en stor del af unge mænd blev indkaldt og drog i krig, havde virksomhederne brug for, at deres arbejdskraft hurtigt blev erstattet. Rekrutteringsbureauerne satte udbud og efterspørgsel i system og et nyt forretningsområde så dagens lys. De samme bureauer blev sat i sving, da de hjemvendte soldater skulle ud på arbejdsmarkedet igen med nye kompetencer og evner, der skulle sættes i spil.

Op gennem det forrige århundrede blev metoder til udvælgelse og tiltrækning mere sofistikerede. I takt med udbredelsen af digitaliseringen, er der sket intet mindre end en revolution af rekrutteringsbranchen. Nu spiller big data, kunstig intelligens og digital interaktion en aktiv rolle i mange HR- og rekruttering systemer.

Rekrutteringsforløb

Selve rekrutteringsprocessen foregår ud fra en skabelon, der følger en række trin, de fleste rekrutteringer har til fælles. Der kan dog forekomme mange variationer afhængig af virksomheden og stillingstypen og afhængig af hvorvidt der benyttes et eksternt rekrutteringsbureau.

Helt generelt består et rekrutteringsforløb af 2 faser. Første fase handler om tiltrækning af kandidatfeltet. Anden fase består i indsnævring af kandidatfeltet.

• Behovsafdækning

  Der opstår et behov i virksomheden, som skal dækkes af en ny medarbejder. Professionelle kvalifikationer og kompetencer defineres og krav til personlige egenskaber hos den fremtidige medarbejder opstilles, – en jobprofil skabes.

• Jobannonce

  Jobprofilen formuleres i en jobannonce. Jobannoncen skal i videst mulig omfang skabes med henblik på at tiltrække de rigtige ansøgere. Afhængig af jobtype kan der fokuseres på kvalitet eller kvantitet i ansøgerfeltet. Mange virksomheder benytter lejligheden til at profilere deres virksomhed gennem Employer Branding.

• Screning af ansøgninger

  Når ansøgningsfristen er udløbet, bliver de indkomne ansøgninger gennemgået. De ansøgere, der matcher den ønskede jobprofil bedst, indkaldes til et interview. Typisk vil der blive indkaldt 3 – 6 ansøgere til jobsamtale. Virksomheder benytter ofte digitale rekrutteringssystemer til at administrere de indkomne ansøgninger og kommunikere med kandidaterne.

  Ved international rekruttering benyttes ofte videosamtaler til at screene kandidater til de indledende samtaler.

• Jobsamtale

  Samtalen indledes som regel med, at virksomheden kommer med en generel præsentation og en mere specifik præsentation af jobbet. Kandidaten får mulighed for at præsentere sig selv og gennemgår sit CV med punkter, der er relevante for stillingen. Samtalen giver både kandidat og virksomhed mulighed for at danne sig et indtryk af hinanden og stille opklarende spørgsmål. Efter de indledende jobsamtaler udvælges 1-3 kandidater, som bliver indkaldt til 2. samtale. I den mellemliggende periode har virksomheden eller rekrutteringsbureauet mulighed for at få ansøgeren til at udfylde en personlighedstest.

• Anden jobsamtale

  Her bliver der gået mere i dybden med hensyn til kvalifikationer og personlighed. Typisk vil der være en gennemgang af den personlighedstest, ansøgeren har udfyldt. Nogle virksomheder har fremsendt en case, hvor besvarelsen præsenteres til samtalen. Væsentlige ansættelsesvilkår som løn, pension og opstart afstemmes. Såfremt der er valgt et rekrutteringsbureau, deltager repræsentanter for virksomheden ofte ved anden samtale.

• Udvælgelse

  

  Når anden samtalerunde er overstået, udvælges den bedst egnede kandidat. Herefter kontaktes referencepersoner – tidligere kollegaer eller chefer – med henblik på at få afdækket væsentlige uhensigtsmæssigheder og specielle kvalifikationer hos den udvalgte kandidat. Såfremt referencepersonerne er positive, kontaktes kandidaten med beskeden om, at vedkommende har fået jobbet. Bemærk at der er klare regler for, hvad der må spørges ind til når der sker henvendelse til referencepersoner.

• Kontraktmøde

  Der fremsendes et udkast til kontrakt til kandidaten. Her kan der være nogle drøftelser omkring enkelte vilkår og kandidaten kan evt. fremsende udkastet til gennemgang i sin fagforening. Når alle detaljer er på plads, indkaldes til kontraktmøde, hvor den endelige ansættelseskontrakt underskrives.

• Onbording

  Inden medarbejderen starter, udarbejder nogle virksomheder en onboardingplan, som detaljeret gennemgår programmet for den nye medarbejders opstart. Visse virksomheder forbereder også en 100 dages plan, som overordnet beskriver forventningerne til medarbejderen i den første periode.

Rekrutteringsbureau

Mange virksomheder vælger at benytte et rekrutteringsbureau ved rekruttering. Dette kan være en bekostelig affære, men det vurderes i mange tilfælde at være pengene værd, specielt hvis virksomheden ikke har en intern HR funktion. Prisen skal ses i lyset af de mange ressourcer i form af  forberedelse, planlægning og møder, som virksomheden kan spare i processen.

Nogle af fordelene ved at benytte et rekrutteringsbureau:

1. De laver mange ansættelser og ved hvilke faldgruber, de skal være på vagt over for
2. De har erfaring med at nå de rigtige kandidater og har i mange tilfælde deres egen kandidat database
3. Employer Branding bliver tænkt ind i hele rekrutteringsprocessen
4. Mange rekrutteringskonsulenter har management erfaring, her kan man få gode råd med på vejen i afdækningsprocessen
5. En udefrakommende ekspert har nemmere ved at se objektivt på organisationen, ledelsen og kulturen
6. Rekrutteringsbureauet har certificeringer i personlighedtests
7. Der er en væsentlig ressourcebesparelse at få et rekrutteringsbureau til at køre processen
8. Det mindske chancen for at lave en fejlansættelse, som hurtigt kan koste mange penge
9. De kender udbud og efterspørgsel på de nyuddannede kandidater fra studier, som er meget eftertragtede på arbejdsmarkedet.

Hvad koster rekruttering?

Priser for rekruttering varierer meget og er afhængig af organisatorisk niveau og specialisering. Tommelfingerreglen, der dækker størstedelen af danske rekrutteringer er, at et forløb koster mellem 12% og 20% af en brutto årsløn afhængig af, hvor mange ressourcer rekrutteringsbureauet skal bruge. Søges en kandidat med kvalifikationer i et område med stor efterspørgsel, vil det have indflydelse på prisen.  En brutto årsløn er løn, feriepenge og evt. bonus. Head hunting til større virksomheder og bestyrelser kan dog være væsentligt dyrere.

Der oplyses i reglen ikke faste priser, før den første afdækning af kandidatprofilen har fundet sted. Først her kan rekrutteringsbureauet få et nøjagtigt overblik over opgavens omfang og mulighederne for at løse rekrutteringen tilfredsstillende.

Nogle rekrutteringsbureauer arbejder ud fra “no cure no pay” modellen, men det er de færreste professionelle bureauer, der påbegynder en rekruttering uden nogen form for opstartsgebyr. Såfremt den nyansatte medarbejder fortryder samarbejdet med virksomheden, har virksomheden ofte en garanti i en periode, som indbefatter en ny rekruttering uden beregning.

Betaling til rekrutteringsbureauet kan ske i rater ud fra definerede milestones i processen. Fx. betales første rate ved opstart. Anden rate ved præsentation af kandidatfelt og sidste rate ved endelig underskrivelse af kontrakten.

Hvis et rekrutteringsbureau skal bistå med ansættelsen af flere af samme type profiler, vil der typisk være en rabataftale, hvor procentsatsen falder ved anden og tredje kandidat. Ligeledes kan der ofte opnås en mere fordelagtig pris hvis der tegnes en eksklusivaftale i en given periode med rekrutteringsbureauet.

Gode råd til at vælge rekrutteringsbureau

Her er en række spørgsmål, som med fordel kan stilles til rekrutteringsbureauet:

1. Hvordan arbejder rekrutteringsbureauet med at forstå de vilkår og det marked, som er helt unikt for denne virksomhed?
2. Hvordan sikrer rekrutteringsbureauet, at de er opdateret på job- og rekrutteringsprocesser?
3. Har rekrutteringsbureauet erfaring med rekruttering af fx. specialister, ledere eller funktionærer i virksomhedens branche?
4. Hvordan arbejder rekrutteringsbureauet med employer branding og hvilke medier benytter de til jobannoncen?
5. Hvilke personlighedstests benytter rekrutteringsbureauet og hvorfor?
6. Hvilke redskaber og kvalifikationer gør netop dette rekrutteringsbureau til den bedste samarbejdspartner for virksomheden?
7. Hvordan foregår den løbende information i rekrutteringsprocessen?
8. Hvad er inkluderet i prisen? Hvad er betingelserne, hvis kandidatfeltet er under niveau eller den nye medarbejder får et bedre jobtilbud først i sin ansættelse?
9. Følger rekrutteringsbureauet op på ansættelsen, når medarbejderen er startet?

Garanti på rekruttering

Nogle rekrutteringsbureauer arbejder med garanti på rekrutteringen. I visse tilfælde kan garantien være inkluderet i prisen. Dog vil der ofte være en forhøjelse af basisprisen, hvis garantien på rekruttering tilvælges. Garantien består i, at rekrutteringsbureauet finder en ny kandidat til stillingen uden beregning, såfremt ansættelsesforholdet ophører. Der vil i udgangspunktet være tilknyttet visse betingelser til garantiordningen, som kan variere afhængig af det enkelte rekrutteringsbureau. Betingelserne vil ofte indeholde følgende punkter-

• Stillingens indhold, karakter og præstationsmål må ikke være forandret ift. jobbeskrivelsen i den oprindelige aftale.
• Der må ikke være væsentlige ændringer i placeringen af kandidaten i virksomhedens organisationsdiagram i forhold til den oprindelige aftale.
• Kandidaten har fået en rimelig og fyldestgørende introduktion og oplæring i arbejdsopgaverne.
• Afbrydes ansættelsesforholdet på baggrund af at personlig fremtoning, kemi og evt. ledelsesstil forventes det, at virksomheden forinden har ydet en omfattende dialog- og ledelsesbasseret indsats ift. kandidaten.
• At rekrutteringsbureauet har fået mulighed for at indgå dialog med kandidat og virksomhed om evt. uoverensstemmelser.
• Garantien kan i reglen kun gøres gældende en gang.
• Garantien dækker som udgangspunkt over genbesættelse af den samme stilling,
• Garantien bortfalder såfremt virksomheden ikke ansætter de ift. jobbeskrivelsen kvalificerede kandidater rekrutteringsbureauet præsenterer i den nye ansættelse.
• Garantien bortfalder hvis virksomheden selv finder en kandidat til jobbet.
• Garantien træder i kraft såfremt kandidaten selv vælger at opsige stillingen.

Offentlige ordninger

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering tilbyder en række ordninger, der kan understøtte en virksomhed, der står foran en ansættelse med rekruttering, opkvalificering og fastholdelse. Nogle af disse indsatser er eksempelvis:

• Job med løntilskud
• Jobrotation
• Virksomhedspraktik
• Opkvalificering ved ansættelse